閱讀筆記 ~ 電話注意事項

打電話時應有的基本順序

  1. 打電話時要做的準備:
    - 確認對方的公司名稱、所屬部門、姓名、電話號碼
    - 把要說的要件項目,依序寫在紙上
    - 準備筆記用品
  2. 正確的撥打電話
  3. 對方接聽後,一定要先確認對方後再報上姓名
  4. 指名的對方接聽電話後,再說重要事件
  5. 在不失禮的程度下,覆誦確認要件
  6. 談完電話後的問候
  7. 輕輕放下聽筒 
     

當對方不在時

  • 因出差或生病不在時:
    - 詢問何時會上班,考慮一下對策,再向上司報告
     
  • 不知何時會回公司時:
    - 留下自己的姓名和電話號碼,請對方回電
    - 拜託傳話時,要確認對方的姓名 ,「我是xx,可以請問您是哪一位嗎?」
    - 可由他人代理時,請代理人接聽電話,報上自己的姓名,並確認對方的名字,再談事情 

      

指名的人不在座位時的電話應對(當電話撥打進來時)

  1. 把所指名的人不在一事告知對方,再代而詢問事件內容
  2. 問完之後,再覆誦一次內容
  3. 最後,再次確認對方,並報上自己的名字,再做談話完畢的問候
     

 如何處理棘手的電話

  • 需要花時間檢查時:要親切的說「要花些時間,您方便等候嗎?」、「要花些時間,等我查過之後,再打過去給您。」
     
  • 自己無法處理時:可以說「關於這件事我不太清楚,請稍等一下,我請負責的人來接聽。」


人生就是要學習  

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