【人生就是要學習！】

閱讀筆記 ~ 電話注意事項

打電話時應有的基本順序

1. 打電話時要做的準備：
   - 確認對方的公司名稱、所屬部門、姓名、電話號碼
   - 把要說的要件項目，依序寫在紙上
   - 準備筆記用品
2. 正確的撥打電話
3. 對方接聽後，一定要先確認對方後再報上姓名
4. 指名的對方接聽電話後，再說重要事件
5. 在不失禮的程度下，覆誦確認要件
6. 談完電話後的問候
7. 輕輕放下聽筒 
    

當對方不在時

• 因出差或生病不在時：
  - 詢問何時會上班，考慮一下對策，再向上司報告
   
• 不知何時會回公司時：
  - 留下自己的姓名和電話號碼，請對方回電
  - 拜託傳話時，要確認對方的姓名 ，「我是xx，可以請問您是哪一位嗎？」
  - 可由他人代理時，請代理人接聽電話，報上自己的姓名，並確認對方的名字，再談事情 
    

指名的人不在座位時的電話應對(當電話撥打進來時)

1. 把所指名的人不在一事告知對方，再代而詢問事件內容
2. 問完之後，再覆誦一次內容
3. 最後，再次確認對方，並報上自己的名字，再做談話完畢的問候
    

 如何處理棘手的電話

• 需要花時間檢查時：要親切的說「要花些時間，您方便等候嗎？」、「要花些時間，等我查過之後，再打過去給您。」
   
• 自己無法處理時：可以說「關於這件事我不太清楚，請稍等一下，我請負責的人來接聽。」

 

好書推薦：